1. Déduction forfaitaire spécifique (abattement) pour frais professionnels :
a) Modalités d'application
Depuis le 01/01/2003 l'application de la déduction forfaitaire pour frais professionnels est soumise à certaines règles. L'employeur peut opter pour cette déduction lorsque une convention ou un accord collectif du travail l'a explicitement prévue ou lorsque le comité d'entreprise ou les délégués du personnel ont donné leur accord. A défaut, il appartiendra à chaque salarié d'accepter ou non cette option. Celle-ci pourra figurer alors soit dans le contrat de travail ou un avenant au contrat de travail, soit faire l'objet d'une procédure mise en oeuvre par l'employeur consistant à informer chaque salarié individuellement par lettre recommandée avec accusé de réception de ce dispositif et de ces conséquences sur la validation de ses droits, accompagné d'un coupon-réponse d'accord ou de refus à retourner par le salarié. La consultation ainsi effectuée vaut accord définitif du salarié.
Si cette consultation n'a pas été effectuée, l'URSSAF pourrait refuser l'application de cette déduction.
b) Non-cumul de la déduction forfaitaire et des frais réels
L'employeur ne peut cumuler l'abattement et le remboursement des frais engagés par le salarié. Toutes les sommes versées au titre de ces remboursements sont à inclure dans l'assiette des cotisations. Il est toutefois admis que ne soient pas réintégrées dans l'assiette des cotisations à payer les indemnités journalières de défraiements versées aux artistes dramatiques, lyriques, chorégraphiques, ainsi qu'aux régisseurs de théâtre qui participent à des tournées théâtrales (plus de 5 dates continu, et à plus de 50 Km du siège social).
En cas de non application de la déduction forfaitaire, les frais peuvent être remboursés sur présentation des pièces justificatives et en remplissant les conditions de forme (date, lieu, motif du déplacement, justificatifs d'autoroute, photocopie de la carte grise du véhicule du salarié en cas d'indemnités kilométriques).
2. Contrat de travail :
Chaque bulletin de salaire doit être accompagné d'un contrat de travail qui reprend les dates travaillées, mais aussi la nature de l'intervention (heures de répétitions, cachets de représentations, ou autres interventions). L'URSSAF va jusqu'à contrôler la cohérence des recettes d'activités, avec les contrats de travail et les dates de spectacles effectués.
3. Cours, enseignement artistiques, et atelier :
Toute intervention concernant des heures d'enseignement dans le cadre d'ateliers en milieu scolaire, ou au sein même de la structure (cours, stages) relève du régime général et non de l'intermittence. En conséquence toutes ces heures ne peuvent être déclarées sur votre bulletin de salaire comme artistes mais comme intervenant.
La plupart des structures ne respecte pas cette règle et applique la législation relative aux artistes (taux réduit, abattement).
En cas d'absence de contrats de travail correspondants à ces interventions et en présence de recettes relatives à ces activités, l'URSSAF reprendra l'ensemble des salaires déclarés comme artistes et les re-qualifiera au régime général. L'employeur se verra alors redressé sur la différence de cotisations.
Quant à l'employé il a obtenu des droits de l'assurance-chômage avec des heures qui n'étaient pas à prendre en compte ou du moins dans une certaine mesure.
A ce sujet, au niveau des salariés intermittents, il important, de vous préciser que les heures d'enseignements (55 heures) ne peuvent être prises en compte dans le calcul des 507 heures, que sous certaines conditions. En effet l'annexe X stipule que les heures d'enseignement doivent être « dispensées dans le cadre d'un contrat de travail avec un établissement d'enseignement dûment agréé (parmi lesquels figurent ceux de l'Education Nationale mais pas les structures de production de spectacles) », et que « ces heures d'enseignement doivent être attestées par l'établissement ». En d'autre termes ces heures ne seront pas prises en compte lorsque le contrat de travail ne lie pas directement l'intermittent avec un des établissements cités ci-dessus.
4. Honoraires et prestations versées :
Lors de prestations avec un tiers, vous devez vérifier un certain nombre de conditions de forme. Au niveau des honoraires, seules certaines professions sont habilitées à les percevoir. Toute personne physique (produisant des notes d'honoraires) et prestataires de services (produisant des factures de prestations) doit obligatoirement mentionner son n° de Siret. A défaut, il est considéré comme salarié, et dans ce cas, vous serez appelé à verser les cotisations calculées sur la base du montant de la prestation ou des honoraires.
5. Pièces comptables :
Assurez-vous d'être en possession de toutes les pièces comptables justifiant vos dépenses. L'URSSAF pourrait interpréter l'absence de certains justificatifs comme le paiement de salaires « déguisés ».
6. Charte du cotisant contrôlé :
Depuis le 1er septembre 2007, le cotisant reçoit une « Charte du cotisant contrôlé ». Elle présente, de façon synthétique, les modalités de déroulement d'un contrôle ainsi que les droits et les garanties dont il bénéficie tout au long de cette procédure.
Cette charte est remise dès le début du contrôle s'il s'effectue sur place (dans l'association) et est adressée, à la demande, en cas de contrôle sur pièces (à l'Urssaf).