Introduction rencontre professionnelle A.R.D.E.C

L'objectif pour nous est de réunir les acteurs du secteur culturel de la Région Languedoc- Roussillon afin de s'informer et d'échanger sur des points techniques d'administration et de gestion des entreprises culturelles mais aussi sur des problématiques plus larges comme l'emploi ou les politiques culturelles.

Cette rencontre est organisée par l'A.R.D.E.C et Illusion & macadam
Nos missions sont similaires : accompagner aux mieux les compagnies dans l'environnement administratif de la culture.
Il est donc pour nous logique de nous regrouper pour faire avancer les réflexions et les questionnements au regard des problématiques les plus couramment rencontrées.


Introduction rencontre Assurances dans le spectacle vivant : Pourquoi avons-nous choisi le thème des assurances '

Que l'on soit dans le spectacle vivant, le cinéma ou l'audiovisuel, ces activités sont souvent source de risques : Public, matériel, locaux, bénévoles, etc.
Il nous semble intéressant de faire un point sur ce qui possible de faire en  la matière  et surtout dans quelles conditions et à quel prix '
Ce que l'on peut dire c'est que tout risque est assurable, et que toutes les structures sont concernées.
Au départ il faut définir au mieux son activité et les risques liés de manière à que son contrat soit le mieux adapté : cernés au mieux les risques.
On peut faire appel à plusieurs assureurs pour des cas particuliers, ou un seul assureur couvrant des multitudes de risques.
Nous verrons avec nos spécialistes, comment se calculent les polices et selon quels critères.

Nous avons convié cette après midi 2 représentant de compagnie d'Assurance Madame Vassas (MAIF) et  Monsieur Beyrand (Bakstage Assurances).

La MAIF : http://www.maif.fr/
Backstage Assurances : http://www.backstage-assur.com/

Pour illustrer le propos des techniciens nous avons fait appel aux témoignages de deux acteurs de notre secteur :
Véronique MASSAT : compagnie ART MIXTE qui organise la fête du RAT dans le village de Murviel Les Montpellier : Elle nous expliquera comment elle a négocié le contrat d'assurance de son festival  et surtout des nombreux bénévoles qui participent à l'organisation de cette manifestation.
Grégory FOUCHE : structure HERISSON PRODUCTIONS spécialisée dans l'organisation et la production de concerts nous parlera de ses expériences lors de l'annulation de concerts et comment cela c'est passé.



Nous avons organisé l'après midi de la manière suivante :

1) La responsabilité civile sera traitée par la MAIF : nos verrons la notion de dommage causé à un tiers à travers les activités de la structure (quelles activités ' temporaires, occasionnelles,
permanente), Qui est couvert ' les dirigeants, les salariés, les bénévoles, etc.

2) L'assurance annulation : Nous verrons comment se prémunir en cas d'annulation d'une manifestation ' la notion de « cas de force majeure » ' Qu'est ce qui peut être pris en charge '
(les dépenses engagées, les marges, les pertes de recettes) l'indisponibilité des personnes indispensables  au spectacle, les intempéries, etc. ).  

3) l'assurance des biens matériels de la structure traitée par la MAIF et BAKSTAGE : Nous verrons les contrats relatifs aux locaux (multirisques), le matériel propriété de l'organisme ou loué. Quels dommages sont pris en charge ' La liste du matériel assuré et surtout les risques
non garantis (exclus) ' Matériel loué déjà assuré '

1) La responsabilité civile :

C'est l'obligation, pour chacun, de réparer les dommages causés à autrui.
Ce dommage peut être causé soit par une imprudence de votre part, soit par la mauvaise exécution (ou l'absence d'exécution) d'un contrat. Votre responsabilité peut être atténuée, voire exonérée, en cas de force majeure, en cas de faute d'un tiers, ou si la victime est à l'origine du dommage.


Responsabilité pénale et responsabilité civile.
La responsabilité est dite pénale lorsqu'elle sanctionne un acte interdit (contravention, délit ou crime). Si l'infraction a de plus entraîné un dommage, votre responsabilité civile est également mise en cause. Les sanctions pénales (amendes..) ne sont pas assurables. En revanche, les frais de défense peuvent être pris en charge ("protection juridique").
A noter que la procédure pénale est loin d'être "la procédure classique" : il faut qu'il y ait une véritable volonté des victimes pour que cette procédure soit engagée ; le plus souvent, l'indemnisation de ces dernières se fait « à l'amiable », par transaction, pour éviter le temps de la procédure judiciaire.


Responsabilité civile et rôle de l'assurance.
Elle se substitue au responsable, c'est-à-dire à l'auteur du dommage causé accidentellement, même s'il a commis une faute ou un délit, pour indemniser la victime.
Outre le fait qu'elle est obligatoire, cette assurance couvre tous les "usagers" d'une structure : conseil d'administration, bénévoles, salariés (même si leur régime est particulier), spectateurs...

Madame Vassas, représentant la MAIF, part de l'exemple concernant l'accident ayant eu lieu lors d'un concert à Strasbourg durant l'été 2001 pour donner une idée des conséquences liées à la responsabilité civile. Dans ce cas l'assurance a couvert les frais de défense de l'association et les indemnités dues aux victimes.

Le contrat d'assurance en responsabilité civile
Mme Vassas insiste sur le fait de bien adapter le contrat d'assurance à la réalité de l'activité, tant au niveau des risques liés à l'activité générale de la structure que de ces activités ponctuelles et accessoires (exemples : un feu d'artifice dans le cadre d'un défilé engendre une « sinistralité particulière » ; de même, la jauge public doit être appréciée à chaque événement...)



Questions du public :
Quelles sont les règles concernant les extensions de personnel '
Les risques permanents et temporaires sont à adapter en liaison avec son assureur, pour le cas d'un festival ayant recours à l'emploi de bénévoles il faut donc signaler ce recours à son assureur afin d'adapter temporairement la responsabilité civile de son contrat.

Dans quel cas le président d'une association peut-il être mis en cause '
En cas de poursuites judiciaires, il représente la structure organisatrice : il est donc reconnu comme étant la personne morale responsable devant un tribunal.

Que se passe t-il en cas d'accident du travail '
Les accidents du travail ne sont pas couverts par l'assurance en responsabilité civile : ils  relèvent du champ de la couverture de Sécurité sociale... dans la mesure où la personne est belle et bien couverte par un contrat de travail (ce qui pose quelques questions quand la personne est en situation de travail non déclaré...).

Quels sont les critères d'évaluation d'un risque météorologique pour un évènement extérieur ' Il n'y a pas de cadre référant dans ce cas-là tout sont à l'appréciation personnelle de l'organisateur. Il peut faire appel à des experts pour affiner son jugement.

Quels sont les critères retenus pour calculer la prime '
Le contrat d'assurance devant d'adapter au mieux à l'activité de la structures, divers critères peuvent être appelés pour calculer la prime, les plus courant étant :

Pour les activités à bas risques, les assureurs ont mis en place des primes forfaitaires

Que se passe t-il en cas de retard de paiement de la prime d'assurance ?
L'assuré en souffrance dispose généralement d'un délai de 3 mois pour s'acquitter de sa prime, délai durant lesquels les dommages sont effectivement couverts si la prime est dument régularisé une fois qu'il est arrivé à son terme.

Que dire à son assureur pour contracter  ?
Les deux intervenants insistent sur le fait qu'un contrat d'assurance est avant tout un « contrat de confiance »... et comme le souligne M. Beyrand « on est de bonne foi jusqu'à preuve du contraire ! ». De fait, et G. Fouchet réitèrera le propos, il convient d'en dire le plus possible afin que le contrat cible au mieux l'activité et les risques liés.

Comment un assureur peut-il juger l'appréciation des risques donnée par l'organisateur ' Si l'assureur le juge nécessaire, il peut demander à ce qu'une « visite de risques » soit
effectuée. Dans ce cas, rien ne pourra être opposer à l'assuré en cas de sinistre. De manière générale, un assureur peut difficilement se défausser sauf si l'organisateur ment et tente « sciemment » de cacher des risques et dans le cas de « fautes inexcusables ».



Quelques principes énoncés à bâtons rompus :

Les coups et blessures volontaires ne sont pas couverts du fait même de leur caractère "volontaire".

Le non respect des normes de sécurité entraîne de fait la responsabilité de l'organisateur. A ce titre, certains assureurs posent des clauses de respect obligatoire de ces normes : en ce cas, ils peuvent en appeler à la « faute inexcusable » et se rétracter (et, concrètement, ne pas prendre en charge les dommages occasionnés de ce fait).

la jauge de la manifestation le masse salariale
les statistiques des risques pour les activités très risquées
Monsieur Beyrand rappelle que pour les lieux de diffusion, la tenue d'une billetterie engage quasiment de fait et contractuellement la responsabilité de l'organisateur en cas de dommage.

Les intervenants rappellent également qu'il convient de s'assurer que les prestataires, techniques et autres, sont bien couverts par une assurance en responsabilité civile. En cas de dommage, l'assureur va exercer son « droit de recours » pour chercher la cause du sinistre et potentiellement se retourner contre les prestataires si ceux-ci sont à l'origine du sinistre.

A l'aune de l'exemple du drame du Pourtales, Mme Vassas rappelle qu'il convient de vérifier qu'un assureur dispose des fonds de garantie suffisants pour couvrir "votre" risque.

Certaines assurances (comme la MAIF « à priori ») peuvent couvrir les fautes de gestion.


2) L'assurance annulation :

Le principe de l'assurance annulation est la gestion d'un évènement aléatoire. Plusieurs mois ou simplement quelques jours avant l'événement, l'organisateur engage des frais. Il peut s'agir de la location d'un lieu, de la publicité pour son spectacle ou de la location de matériel.
Si l'événement est annulé, une partie des dépenses engagées restera à sa charge. L'assurance « annulation » permet de couvrir ce risque.
Cette assurance couvre l'assuré, c'est-à-dire l'organisateur, contre les conséquences financières de l'annulation, l'abandon, l'interruption ou le report de son événement.
L'organisateur doit assurer en premier lieu les frais engagés irrécupérables et non ceux qu'il n'acquittera pas en cas de sinistre.
L'organisateur doit assurer ses frais irrécupérables dès l'instant où les sommes engagées sont supérieures à la perte que pourrait supporter sa trésorerie en cas d'annulation de l'événement.

L'assureur peut assurer les dépenses ou les recettes liés à votre évènement.
Le montant d'une telle police d'assurance se chiffre entre 3 et 5 % de votre budget prévisionnel de dépenses.

A /
Cette assurance couvre les risques classiques en dehors des intempéries ou de l'indisponibilité de personnes.
Elle est valable pour différents types d'évènements : les manifestations en intérieur sans artiste indispensable, les manifestations bénéficiant de solutions de repli.
Les risques couverts doivent être aléatoires et « totalement imprévisibles » au moment de la souscription du contrat ; il peut s'agir entre autres :
- de grèves sans préavis
- du retrait des autorisations administratives - de l'indisponibilité du lieu
- de l'indisponibilité du matériel nécessaire - d'une pénurie électrique
- de l'impossibilité d'accès au site
De manière générale, on peut mettre à peu près ce qu'on dans un contrat Annulation à partir du moment où l'événement à la base de l'annulation est aléatoire.
L'assurance annulation « simple » :

L'assurance annulation concernant les personnes indispensables au déroulement de la manifestation. Cette assurance couvre les risques de maladie non préexistants à la signature du contrat, les accidents, les absences dues à un décès d'un collégial au premier degrés ou du conjoint.
Ce contrat exclu :
- les personnes âgées de plus de 65 ans demandant une étude particulière - les problèmes psychologiques et psychiatriques
- la fatigue (très important lors des tournées)
- l'éthylisme, l'usage de stupéfiants ou de médicaments non prescrits, les conséquences d'une grossesse ainsi que les problèmes psychologiques, la fatigue...
Dans tous ces cas il faudra apporter la preuve à son assureur de l'indisponibilité de l'artiste (certificat médical).

B /
Il est possible de s'assurer des intempéries dans la mesure où :

L'assurance annulation « Intempéries » :
l'on est en mesure de prouver les intempéries : un assureur travaille à partir de faits réels et non de prévisions météorologiques. Par contre, il est inutile de faire appel à un huissier pour constater l'intempérie (un avis Météo France ou des services de police suffit)   l'on est en mesure de prouver le montant de l'indemnisation


Quelques principes énoncés à bâtons rompus :

L'assurance annulation n'est pas réservé aux grands événements mais peut être souscrites même par des (très) petites structures.

Si c'est le producteur qui prend la décision d'annuler l'événement à la place de l'organisateur, le litige portera sur le contrat de cession et non sur l'assurance annulation.

L'assurance annulation concerne certes l'événement en tant que tel mais aussi les temps de montage / démontage.

En cas d'annulation volontaire, l'assurance annulation n'est pas censée jouer ; dans les faits, il est souvent simple de maquiller le côté volontaire avec l'accord des autorités locales...

G. Fouchet tient à remarquer qu'il faut toujours s'assurer de la crédibilité d'un assureur (quels spectacles a t-il assurés ' Et surtout en cas d'annulation, a t-il bien indemnisés les assurés ') et ne pas céder aux sirènes des tarifs les plus bas.

M. Beyrand rappelle qu'un assureur préfèrera la plupart du temps payer le report d'un spectacle plutôt qu'une annulation.


3) L'assurance des biens matériels :

Cette assurance paiera à la constatation du dommage (matériel cassé ou volé par exemple), sans chercher à déterminer si votre responsabilité est engagée.
Vous devez le souscrire si vous louez du matériel après avoir vérifié que le loueur n'a pas spécifié sur ses conditions de vente que lui-même et son assureur renoncent à tout recours contre vous en cas de sinistre.
Dans le cas où vous devez assurer le matériel, n'oubliez pas d'inclure le temps de transport dans la période de garantie et de demander au loueur la valeur à neuf de remplacement du matériel. Ce sera la base de votre assurance.

Dans le cadre d'un dommage subi par votre matériel (notamment des instruments de musique), vous devez être en mesure de justifier de la valeur du bien. Pour ce faire, il faut
avoir évalué votre bien :

soit sur la base de la « valeur agréée », c'est à dire constatée par un expert (méthode extrêmement coûteuse)
soit sur la base de la « valeur constatée », c'est à dire sur la base d'un devis établi par un professionnel / spécialiste
Par contre, un contrat d'assurance ne pourra jamais couvrir la valeur affective du bien endommagé ou volé : l'assurance ne couvre pas le "préjudice moral".

A noter que les données numériques ne sont pas assurables au motif qu'elles sont duplicables et sauvegardables.